Post It Boards ade – let`s get digital!

Post-It Boards ade – let`s get digital! Eine herkömmliche Haftnotiz ist 7×7 cm. Das ist nicht viel Platz, um Anforderungen zu erfassen, geschweige denn einen prägnanten Titel niederzuschreiben. Dies kann zu unzureichenden Anforderungen oder Verwirrung bei Stakeholdern und Entwicklern führen. IT-Lösungen ermöglichen es, Karten (das digitale Äquivalent zu einer Haftnotiz) mit Informationsschnipseln zu ergänzen und mit einem einzigen Klick eine Fülle von Informationen anzuzeigen.

Viele Scrum Teams lieben Haftnotizen und arbeiten mit Post It Boards. Vermutlich liegt es daran, dass die Verwendung von Haftnotizen eine großartige Gruppenaktivität darstellt. Das Team sitzt am Tisch und schreibt Stories. Jedes Teammitglied erhält die Möglichkeit an das Board zu gehen und seine Notiz anzuheften, um somit auch seinen Beitrag zu leisten. Unpraktisch wird es leider, wenn es darum geht, Berichte zu erzeugen.

Physische Post It Boards funktionieren gut, wenn alle am selben Tisch sitzen. Gehen Sie zu Ihren Schreibtisch zurück, können Sie allerdings nicht schnell auf Ihre Aufgaben zugreifen, ohne aufzustehen oder ständig zum Board zu schauen. Auch habe ich in vielen Büros gesehen, dass fast jeder Zentimeter Wandfläche von agilen Boards vereinnahmt wird. Das Team hat dann noch die Wahl, entweder neben der Toilettentür oder neben einen Aufzug zu arbeiten. Dies führt oft dazu, dass Boards zu einem einmal täglich genutzten Artefakt werden und auch eine erhebliche Störung für die Menschen darstellen, die ständig in Ihrer Nähe sitzen.

Post It Boards und ihre Herausforderungen

Eine weitere Herausforderung stellt es dar, wenn Ihr Team an unterschiedlichen Standorten arbeitet. Firmen nutzen in diesem Fall mittlerweile viele verrückte Systeme zur Unterstützung Ihres physischen Boards: Webcams, die ausschließlich auf das Board zeigen (einschließlich Scheinwerfer, damit Entwickler, die nachts arbeiten, es sehen können). Mit verschiedenen IT-Lösungen kann sich das Team im Daily Scrum einen schnellen Überblick über die aktuell bearbeiteten Aufgaben verschaffen und dann die wichtigsten Punkte für den jeweiligen Tag besprechen – hierfür wird der Monitor einfach für alle geshared.

Ein anderes Problem mit den physischen Boards ist, dass Sie nach jedem Sprint die gesamte Historie Ihres Projekts verlieren. Die einzige Aufzeichnung einer Aufgabe in Ihrem Team ist die Haftnotiz, die nach Abschluss der Aufgabe weggeworfen wird. Wie finden Sie rückblickend heraus, wann eine Story abgeschlossen wurde? Wer es genehmigt hat? Sie können von allen Stadien Fotos machen, nur bedenken Sie, dass diese nachvollziehbar archiviert werden müssen, was wiederum Aufwände bedeutet. Alle diese Informationen können hingegen mit dem Einsatz einer Software automatisch aufgezeichnet werden.

Unpraktisch wird es leider, wenn es darum geht, Berichte zu erzeugen. Teams sind dann oft gezwungen, Daten manuell vom Board in andere Systeme zu übertragen, um aufwendige Metriken zu liefern. Bedenken Sie: ein Foto einer Smartphone Kamera ist kein Bericht. Hier bieten viele IT-Lösungen bereits Berichte an, die mit einem einzigen Klick dafür sorgen, dass die Retrospektiven datenorientierter sind und die Bereiche hervorgehoben werden, die in zukünftigen Sprints verbessert werden müssen.

Eine herkömmliche Haftnotiz ist 7×7 cm. Das ist nicht viel Platz, um Anforderungen zu erfassen, geschweige denn einen prägnanten Titel niederzuschreiben. Dies kann zu unzureichenden Anforderungen oder Verwirrung bei Stakeholdern und Entwicklern führen. IT-Lösungen ermöglichen es, Karten (das digitale Äquivalent zu einer Haftnotiz) mit Informationsschnipseln zu ergänzen und mit einem einzigen Klick eine Fülle von Informationen anzuzeigen.

Welcher Ansatz ist der richtige für Ihr Team?

Der Projekterfolg im agilen Umfeld ist nicht zuletzt abhängig von einer passenden IT-Lösung, da diese einen echten Mehrwert bieten. Der Schlüssel ist jedoch, Ihr Team entscheiden zu lassen!

Wählen Sie kein physisches Board, weil es jemand befohlen hat, und benutzen Sie ebenfalls kein digitales Tool, weil es Ihnen gesagt wurde. Sprechen Sie mit Ihrem Team und finden Sie heraus, welcher Workflow für Sie am besten geeignet ist. Aber entscheiden Sie sich nur für eine „Quelle der Wahrheit“. Zwei Boards synchron zu halten führt nur zu Mehraufwänden oder Verwirrungen.

Auf dem Weg zum unternehmesweiten digitalen Post It Board kann die Post-it® App genutzt werden, um langsam an die Digitalisierung der Post It Boards herangeführt zu werden. Die Post-it® App bietet verschiedene Funktionalitäten und macht es Ihnen leicht, ihre Ergebnisse digital mit dem Team zu teilen.

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