Projektmanagement verschwendet zu viel Zeit und Kosten.

Projektmanagement verschwendet zu viel Zeit und Kosten. Es geht auch schlanker: mit Lean Project Management! Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects

… haben Sie gesagt. Zu teuer, aufwendig, komplex, bürokratisch und überbewertet. Aber Projektmanagement muss nicht immer aufwändig und komplex sein, denn es geht auch schlanker: mit Lean Project Management!

Sie haben sicherlich schon von Lean Project Management gehört? Es verbindet die Instrumente und Methoden des Projektmanagements mit den Ideen des Lean Management und zielt dabei vorrangig darauf ab, dass Ihr Kunde bessere Ergebnisse mit höherer Qualität erhält und gleichzeitig eine „Verschwendung von unnötigen Ressourcen“ vermieden wird.

Verschwendung, was ist darunter zu verstehen?

Als Verschwendung werden alle Projektaktivitäten und Prozesse verstanden, die Kosten verursachen, aber keinen Wert für Ihre Kunden erzeugen. In diesem Zusammenhang sprechen wir über „Muda“, „Mura“ und „Muri“.

Diese Begriffe stammen aus dem Japanischen und bedeuten Verschwendung, sinnlose Tätigkeit, Unausgeglichenheit und Überlastung.

Muda steht für verschiedene Verschwendungsarten wie beispielsweise:

  • Überproduktion

    Sie erschaffen neue Produkte, für die noch keine Aufträge vorliegen. Durch diese Vorarbeit entstehen unnötige Kosten.

  • Wartezeiten

    Ihr Kunde wartet zu lange auf die Lieferung einer Arbeitsleistung. Ein Mitarbeiter wartet auf die Rückmeldung des Managers, um ein Arbeitspaket abschließen zu können. Es entstehen unnötige Wartezeiten.

  • Nacharbeit und Prüfungen

    Ihr erstelltes Produkt erfordert Nacharbeiten aufgrund von Mängeln und erzeugt somit eine Verschwendung von Ressourcen und Kosten, die Ihrem Kunden keinen Vorteil bietet.

  • Nichtnutzen von Mitarbeiterwissen

    Mitarbeiter, die direkt in die Kundenprozesse involviert sind, werden bei Ihren unternehmerischen Entscheidungen nicht einbezogen. Somit verschwenden Sie Mitarbeiterwissen.

Mura steht für die Unausgeglichenheit und umfasst Störungen, ungeplante Unregelmäßigkeiten und Abweichungen in Ihren Projektabläufen und Prozessen.

Und Muri steht für die Überlastung und entsteht, wenn Sie versuchen, NUR Mura oder Muda zu eliminieren.

Was ist der Grundgedanke des Lean Project Managements?

Das „schlanke Management“, auch Lean Management genannt, ist kein neuer Ansatz. Vor allem bei der Produktion industrieller Güter wird Lean Management bereits seit vielen Jahren genutzt, um eine effiziente Gestaltung von Prozessen und Ressourcen zu erzielen.

Folgt man nun der Interpretation des „Lean Gedankens“, so lässt sich dieser auf fünf Grundprinzipien zusammenfassen, die auf das Lean Project Management übertragbar sind.

  1. Kundenorientierung

    Welche Projektaktivitäten sind nötig, um den größtmöglichen Wert für Ihren Kunden zu erzeugen? Welche Projektaktivitäten führen zu einer höheren Projektqualität?

  2. Wertstrom definieren

    Welche Projektaktivitäten sind für die Durchführung des Projekts erforderlich? Welche Organisationsbereiche sind zu involvieren?

  3. Verschwendung vermeiden, Arbeitsprozesse beschleunigen

    Wie kann der gesamte Projektablauf optimiert werden? An welchen Stellen im Projektablauf gibt es Schwierigkeiten, Engpässe oder Verzögerungen? Wo werden unnötig Ressourcen verschwendet?

  4. Kundenbedürfnisse einbeziehen

    Welche konkreten Bedürfnisse hat Ihr Kunde? Wie sieht der Prozess zur Umsetzung dieser Kundenbedürfnisse aus?

  5. Kontinuierliche Verbesserung

    Welche Projektaktivitäten und Ressourcen führen zu einem Mehrwert bei Ihren Kunden? Welche Aufwände sind notwendig, um den Prozess dauerhaft zu verbessern?

Wie lässt sich Lean Project Management im Unternehmen einsetzen?

Wichtig ist zu wissen, dass Lean Project Management keine Projektmanagementmethode ist, die sich einfach im Unternehmen standardisiert implementieren lässt.

Lean Project Management ist eher als Philosophie zu verstehen, die sich vor allem für Unternehmen eignet, die daran interessiert sind, Ihrem Projektmanagement einen Wertewandel zu unterziehen, um somit auch langfristig Kosten und Ressourcen einzusparen, Ihre Fehlerkultur zu verändern oder auch den Fokus auf den Wert Ihrer Projektergebnisse und vor allem Ihrer Kunden zu legen.

Wie Sie wissen, braucht jede Veränderung auch Zeit, um anzukommen. Versuchen Sie daher bitte nicht Ihr Projektmanagement von heute auf morgen umzubrechen und neue Vorgaben zu schaffen – das geht erfahrungsgemäß eher schief.

Die Einführung von Lean Project Management in Ihrem Unternehmen erfordert ein umfassendes Verständnis der Lean Theorie und nimmt in erster Linie Zeit in Anspruch, um einen geeigneten Weg zu finden, der genau für Ihr Unternehmen passend erscheint. Um diesen Weg zu finden, ist es vorbereitend ratsam, wichtige und notwendige Voraussetzungen im Unternehmen zu schaffen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Maßnahmen handeln, wie:

    • Unterstützung einholen

      Präsentieren Sie den Lean Gedanken Ihrer Führungsebene, damit diese den voraussichtlichen Wandel versteht, die notwendige Unterstützung sicherstellt und erkennt, wie das Unternehmen zukünftig von der neuen Vorgehensweise profitieren kann.

    • Prozesse analysieren

      Analysieren Sie Ihre bisherigen Projektmanagementprozesse und visualisieren Sie ganz deutlich verschwenderische Projektaktivitäten, aber auch die Kundenmehrwerte

    • Maßnahmen definieren

      Legen Sie Maßnahmen fest, um traditionelle Denkstrukturen und Arbeitsprozesse aufzubrechen.

    • Akzeptanz sicherstellen

      Und schaffen Sie neben Verständnis auch Akzeptanz, um für eine ausgeprägte Teamkultur und stetige Verbesserungen Ihrer Projektprozesse zu sorgen.

Das Lean Project Management ist, wie bereits erwähnt, kein standardisiertes Verfahren. Es bedient sich aus verschiedenen Projektmanagementmethoden und Instrumenten.

Beispielhaft möchte ich hier einige Methoden nennen, die sich im Lean Project Management anwenden lassen.

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