2 IT-Lösungen für das Facility Management

Eine professionelle, ganzheitliche IT basierte Lösung ist heutzutage für ein effektives Management von Flächen, Immobilien oder technischen Anlagen wichtig. Die Einführung einer solchen Lösung unterstützt das Unternehmen dabei, die Immobilien- und Facility Managementprozesse zu verbessern.

Eine professionelle, ganzheitliche IT basierte Lösung ist heutzutage für ein effektives Management von Flächen, Immobilien oder technischen Anlagen wichtig. Die Einführung einer solchen Lösung unterstützt das Unternehmen dabei, die Immobilien- und Facility Managementprozesse zu verbessern.

ERP, CAFM, IWMS, BIM, CMMS oder EAM?

Für manche hören sich diese Begriffe nach böhmischen Dörfern an. Jedoch stehen all diese Akronyme für IT-Lösungen, die im Bereich Facility Management (FM) genutzt werden können, um die Effizienz in der Immobilienbewirtschaftung zu steigern und dabei noch Kosten zu sparen. Aber was ist nun der Unterschied?

Hier eine kurze Definition der jeweiligen Begriffe:

  • ERP steht für „Enterprise Resource Planning“
  • es bezeichnet eine Softwarelösung zur Ressourcenplanung
  • ERP integriert eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten
  • ERP-Systeme enthalten z.B. Module für Beschaffung, Produktion, Materialwirtschaft, Vertrieb, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen oder Controlling
  • bei ERP Systemen greifen alle Module auf eine gemeinsame Datenbasis zurück
  • CAFM steht für „Computer Aided Facilities Management“ (= Computergestütztes Facility Management)
  • in einem CAFM System werden mehrere FM-Funktionen vereint, welche Facility Management Prozesse wie Flächenmanagement, Service Management und Instandhaltungsmanagement bedienen
  • hierbei steht die Bereitstellung von Informationen über Einrichtungen und Anlagen (sog. Facilitys) in Immobilien, die Unterstützung von technischen Vorgangs- und Prozessmanagement, sowie die Budgetplanung- und verfolgung im Vordergrund
  • die Prozesse über den gesamten Facility-Lebenszyklus werden somit vereinfacht, beschleunigt und automatisiert
  • IWMS steht für „Integrated Workplace Management System” (= integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem)
  • ein IWMS unterstützt neben den Prozessen des Facility Managements auch die Prozesse des Immobilienmanagement
  • IWMS Systeme haben die gleichen Kernfunktionalitäten wie CAFM Systeme, sind jedoch um zusätzliche Modulen, wie z.B. Immobilien- und Mietvertragsverwaltung, Inventar- und Raummanagement, Anlagen- und Instandhaltungsmanagement, Reinigungs- und Umweltmanagement u.v.m. ergänzt
  • auch spezielle Funktionalitäten für die Mitarbeiter, wie z.B. die Möglichkeit Kollegen zu finden, Plätze zu reservieren, damit verbundene Service anzufordern und Besucher oder Post zu empfangen können Bestandteile eines IWMS System sein
  • während in einem CAFM System mehrere verschiedene IT-Plattformen verwendet werden, bleibt bei einem IWMS System alles an einem Ort, da die verschiedenen Module miteinander verbunden sind, um auf Informationen aus verschiedenen Quellen zuzugreifen
  • CMMS steht für „Computerized Maintenance Management System“ (= Instandhaltungsplanungs- und -steuerungssystem)
  • CMMS verwaltet professionell instandhaltungsrelevante Informationen
  • typische Module eines CMMS Systems sind die Verwaltung von Wartungs- und Inspektionsplänen, Instandhaltungsaufträge, umfängliche Anlageninformationen wie auch die Lagerverwaltung
  • EAM steht für „Enterprise Asset Management System“ (= Anlagenmanagement eines Unternehmens)
  • umfasst neben Gebäuden, Anlagen, Maschinenpark auch die Geräteausstattung
  • durch professioneller EAM Systeme werden Nutzung, Produktivität und Auslastung von Unternehmensressourcen optimiert
  • EAM geht über das Management von Anlagen hinaus und betrachtet stets den gesamten Lebenszyklus von Anlagen
  • EAM Systeme werden bevorzugt in ERP-Systemen integriert
  • BIM steht für „Building Information Modeling“ (=Bauwerksdatenmodellierung)
  • BIM ist eine Methode zur vernetzten Planung, Ausführung, Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden auf Basis von 3D-Modellen
  • in BIM können sowohl reale Gebäude als „Digitaler Zwilling“ dargestellt werden, wie auch noch zu errichtende Gebäude 
  • durch das 3D Modell kann frühzeitig festgestellt werden, ob das Gebäude in Bezug auf Konstruktion, Zeit-, Material- und Kostenplanung realistisch und effizient umsetzbar ist

Im weiteren Beitrag gehe ich dezidierter auf zwei der gebräuchlichsten IT-Lösungen im Facility Management ein: CAFM und IWMS.

Warum ist ein CAFM oder IWMS System notwendig?

Durch neue Kundenanforderungen, den stetig wachsenden Wettbewerbsdruck und vielzählige neue Innovationen in der Immobilien- und Facility Management Branche, ist es für viele Unternehmen längst an der Zeit, sich systemisch zu professionalisieren: Weg von einer fragmentierte Datenhaltung und mangelhaften Datenbasis, hin zu integrativen und modernen IT-Lösungen. Daher entscheiden sich Unternehmen immer öfter für die Einführung eines CAFM oder IWMS Systems.

Wann ist ein CAFM oder IWMS System sinnvoll?

  • Das Unternehmen möchte einheitliche Standards für Prozesse, Services oder zur Entscheidungsfindung nutzen?
  • Prozesse müssen optimiert werden, da sich z.B. Kundenanforderungen oder auch interne Anforderungen geändert haben?
  • Das Unternehmen möchte ein einheitliches Reporting über verschiedene Liegenschaften, Immobilien, Flächen oder technischen Anlagen? Und am besten auch noch einen Vergleich, welche Liegenschaften, Immobilien oder Anlagen „besser“ abschneiden?
  • Sämtliche Informationen zu Gebäuden, Räumen, FM-Leistungen oder Budgets sollen in Echtzeit auf Knopfdruck abrufbar sein?
  • Das Unternehmen nutzt verschiedene IT-Systeme oder andere Datenquellen, sodass Informationen nur sehr aufwendig ausgewertet und zusammengetragen werden können?
  • Informationen müssen mehrfach in unterschiedlichen IT-Systemen, Listen o.ä. eingepflegt/aktualisiert werden und die Erstellung/Pflege der monatlichen Reports ist sehr zeitaufwendig?
  • Es ist unklar, wie das Budget für das nächste Jahr effektiv verteilt werden kann, da nicht bekannt ist, welche Liegenschaften, Immobilien, Flächen oder Anlagen den höchsten Bedarf haben?

Es gibt noch vielzählige weitere Fragen bzw. Gründe, um die Liste fortzuführen – vor allem in Hinblick auf Transparenz, Effizienz und Kosteneinsparungen.

Sofern jedoch ein Teil der Fragen mit „JA“ beantwortet werden kann, ist ein akuter Bedarf vorhanden, um eine ganzheitliche IT-Lösung anzuvisieren und somit wettbewerbsfähig zu bleiben.

Welches System ist das Richtige?

Bereits vorweg die Antwort auf die Frage: Es gibt nicht „das richtige/falsche“ System!

Die Entscheidung, ob es ein CAFM oder IWMS sein soll, hängt in erster Linie von den Unternehmensanforderungen ab, insbesondere von der Strategie und derer Soll-Prozesse.

CAFM System und IWMS ähneln sich in ihren Kernfunktionalitäten. Das IWMS umfasst allerdings weitaus mehr Funktionalitäten und deckt somit mehr Unternehmens-, wie FM-Prozesse ab, die gerade in größeren Unternehmen gefordert sind. Natürlich ist es auch eine Kostenfrage (hierzu mehr im CAFM oder IWMS: Was ist für eine erfolgreiche Einführung zu beachten?).

Grob zusammengefasst kann man sagen, dass ein CAFM System in erster Linie als administratives Instrument gesehen werden kann. Wobei ein IWMS darüber hinaus mit tatsächlichen Ressourcen agieren kann.

Nun die Gretchenfrage: Was brauchen Sie?

Sie möchten sich rund um das Thema Facility Management und die damit zusammenhängende Digitalisierung informieren? Schauen Sie hierfür beim Deutschen Verband für Facility Management vorbei.

Oder Sie möchten ebenfalls ein CAFM oder IWMS System implementieren? Und Sie benötigen noch fachkräftige Unterstützung bei der Entscheidungsfindung oder Beschaffung?

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