CAFM: wichtiger Baustein für eine erfolgreiche digitale Transformation

Das CAFM-System ist implementiert, doch die digitale Transformation droht zu scheitern Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects München

Sie haben ein neues CAFM-System im Unternehmen implementiert? Herzlichen Glückwunsch! Somit gehört Ihr Projekt schon einmal nicht zu den knapp 80% der IT-Projekte, die schon während der Einführung scheitern. Dennoch kann ihre digitale Transformation scheitern!

CAFM-Systeme unterstützen unterschiedliche Geschäftsprozesse und bieten eine einfache Möglichkeit, wichtige Funktionsbereiche im Gebäudebetrieb zu digitalisieren. Neben etablierten Funktionalitäten liegt die Stärke eines CAFM-Systems vor allem in der Integration zu anderen Systemen, was den digitalen Transformationsprozess positiv unterstützt.

CAFM-Systeme sind heutzutage nicht mehr wegzudenken und in vielen Unternehmen das führende System, wenn es um die Digitalisierung von FM-Prozessen geht. Auch Wettbewerbsdruck oder zunehmende Innovationsgeschwindigkeit zwingen Unternehmen oder Dienstleister im FM- und Immobiliensektor immer häufiger zur systemischen Professionalisierung. Aus diesen Gründen steigt die Anzahl der Projekte zur Einführung von CAFM-Systemen in den letzten Jahren auch immer weiter an.

CAFM-Systeme verändern Unternehmen

Ist die systemische Implementierung eines CAFM-Systems geglückt, stehen für Unternehmen und Mitarbeiter große Veränderungen an: ein neues System mit neuen Prozessen, umfangreichen Funktionalitäten und neuen Aufgaben verändern bisherige Unternehmensstrukturen und bekannte Abläufe. Auch handelt es sich bei der Einführung eines CAFM-Systems schon lange nicht mehr um ein reines IT-Projekt, da immer häufiger Organisations- und Personalentwicklungsthemen Bestandteile der Einführung sind. Viele wichtige Veränderungen im Unternehmen finden somit gleichzeitig statt.

Auch wenn ein neues CAFM-System bereits ausgereiftere Prozesse für das Unternehmen mitbringt und damit verbundene Veränderungen frühzeitig im Projektverlauf kommuniziert werden, müssen sich Mitarbeiter oder andere betroffene Unternehmensbereiche erst mit den Veränderungen aktiv auseinandersetzen, um die jeweiligen Mehrwerte für die eigene Arbeitsweise zu erkennen. Häufig verändern sich Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten, was die Art der Zusammenarbeit oder auch die Dynamik in bestehenden Teams oder zwischen den Unternehmensbereichen verändert. Zu viele Veränderungen können bei Mitarbeitern und bei verschiedenen Unternehmensbereichen oft zu widersprüchlichen Herausforderungen oder sogar zur Überforderung und Widerständen führen.

Vor allem Widerstände können im ungünstigsten Fall den gesamten Transformationsprozess gefährden. Daher ist es wichtig, dass neben systemischen Veränderungen auch organisatorische oder personelle Veränderungen Berücksichtigung finden. Vielschichtige Unternehmensstrukturen mit starren formalen Hierarchien müssen aufgebrochen werden, um schlanke wie flexible Strukturen mit einer selbstorganisierten Arbeitskultur zu schaffen, die einer digitalen Transformation dienlich sind, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Nach dem Projekt ist vor der digitalen Transformation

Häufig höre ich, dass mit der Implementierung des neuen CAFM-Systems auch die digitale Transformation im Unternehmen abgeschlossen ist. Ist das so?  

Erfahrungsgemäß ist die Einführung eines wertschöpfenden CAFM-Systems nur einer von mehreren wichtigen Bausteinen für eine nachhaltige digitale Transformation, die mit Blick auf veränderte Markt- und Wettbewerbsbedingungen auch zu einer Neubestimmung der Position des Unternehmens führt, da durch die Digitalisierung wichtiger Prozesse die Effizienz des Geschäftsmodells erhöht wird.

Für eine erfolgreiche digitale Transformation braucht es jedoch mehr – neben den Blick über den Tellerrand deines heutigen Geschäftsmodells sind auch zukünftige Themen essenziell, wie die Kundengewinnung, Bindung und Interaktion durch neue innovative digitale Gebäude- oder FM-Services, die möglicherweise erst durch den Einsatz des neuen CAFM-Systems möglich sind.

Um innovative Services zu kreieren, muss die notwendige organisatorische Voraussetzung geschaffen werden. Schlankere Strukturen und flexiblere Projekt-Teams mit agilem Mindset tragen dazu bei, dass neue Perspektiven eingenommen und unkonventionelle Lösungen entwickelt werden.

Folglich kommt der digitalen Transformation eine außerordentliche Bedeutung zu, deren Bewältigung über die Zukunft des Unternehmens entscheidet, die nicht durch die alleinige Implementierung eines CAFM-Systems gesichert ist.

Fazit

Die Implementierung eines CAFM-Systems ist nur ein Baustein der digitalen Transformation, welches allerdings das Fundament für neue digitale Services, Innovationen und eine moderne Organisation sein kann. Damit ist eine der wichtigsten Voraussetzung für das Gelingen der digitalen Transformation gegeben.

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Über die Autorin

Sabrina Treptow

Sabrina Treptow

Über 14 Jahre Erfahrung als Projektmanagerin und Consultant digitaler Projekte in der Immobilienwirtschaft.

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