Projektmanagement verschwendet zu viel Zeit und Kosten. Es geht auch schlanker: mit Lean Project Management! Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects

… haben Sie gesagt. Zu teuer, aufwendig, komplex, bürokratisch und überbewertet. Aber Projektmanagement muss nicht immer aufwändig und komplex sein, denn es geht auch schlanker: mit Lean Project Management!

Sie haben sicherlich schon von Lean Project Management gehört? Es verbindet die Instrumente und Methoden des Projektmanagements mit den Ideen des Lean Management und zielt dabei vorrangig darauf ab, dass Ihr Kunde bessere Ergebnisse mit höherer Qualität erhält und gleichzeitig eine „Verschwendung von unnötigen Ressourcen“ vermieden wird.

Verschwendung, was ist darunter zu verstehen?

Als Verschwendung werden alle Projektaktivitäten und Prozesse verstanden, die Kosten verursachen, aber keinen Wert für Ihre Kunden erzeugen. In diesem Zusammenhang sprechen wir über „Muda“, „Mura“ und „Muri“.

Diese Begriffe stammen aus dem Japanischen und bedeuten Verschwendung, sinnlose Tätigkeit, Unausgeglichenheit und Überlastung.

Muda steht für verschiedene Verschwendungsarten wie beispielsweise:

  • Überproduktion

    Sie erschaffen neue Produkte, für die noch keine Aufträge vorliegen. Durch diese Vorarbeit entstehen unnötige Kosten.

  • Wartezeiten

    Ihr Kunde wartet zu lange auf die Lieferung einer Arbeitsleistung. Ein Mitarbeiter wartet auf die Rückmeldung des Managers, um ein Arbeitspaket abschließen zu können. Es entstehen unnötige Wartezeiten.

  • Nacharbeit und Prüfungen

    Ihr erstelltes Produkt erfordert Nacharbeiten aufgrund von Mängeln und erzeugt somit eine Verschwendung von Ressourcen und Kosten, die Ihrem Kunden keinen Vorteil bietet.

  • Nichtnutzen von Mitarbeiterwissen

    Mitarbeiter, die direkt in die Kundenprozesse involviert sind, werden bei Ihren unternehmerischen Entscheidungen nicht einbezogen. Somit verschwenden Sie Mitarbeiterwissen.

Mura steht für die Unausgeglichenheit und umfasst Störungen, ungeplante Unregelmäßigkeiten und Abweichungen in Ihren Projektabläufen und Prozessen.

Und Muri steht für die Überlastung und entsteht, wenn Sie versuchen, NUR Mura oder Muda zu eliminieren.

Was ist der Grundgedanke des Lean Project Managements?

Das „schlanke Management“, auch Lean Management genannt, ist kein neuer Ansatz. Vor allem bei der Produktion industrieller Güter wird Lean Management bereits seit vielen Jahren genutzt, um eine effiziente Gestaltung von Prozessen und Ressourcen zu erzielen.

Folgt man nun der Interpretation des „Lean Gedankens“, so lässt sich dieser auf fünf Grundprinzipien zusammenfassen, die auf das Lean Project Management übertragbar sind.

  1. Kundenorientierung

    Welche Projektaktivitäten sind nötig, um den größtmöglichen Wert für Ihren Kunden zu erzeugen? Welche Projektaktivitäten führen zu einer höheren Projektqualität?

  2. Wertstrom definieren

    Welche Projektaktivitäten sind für die Durchführung des Projekts erforderlich? Welche Organisationsbereiche sind zu involvieren?

  3. Verschwendung vermeiden, Arbeitsprozesse beschleunigen

    Wie kann der gesamte Projektablauf optimiert werden? An welchen Stellen im Projektablauf gibt es Schwierigkeiten, Engpässe oder Verzögerungen? Wo werden unnötig Ressourcen verschwendet?

  4. Kundenbedürfnisse einbeziehen

    Welche konkreten Bedürfnisse hat Ihr Kunde? Wie sieht der Prozess zur Umsetzung dieser Kundenbedürfnisse aus?

  5. Kontinuierliche Verbesserung

    Welche Projektaktivitäten und Ressourcen führen zu einem Mehrwert bei Ihren Kunden? Welche Aufwände sind notwendig, um den Prozess dauerhaft zu verbessern?

Wie lässt sich Lean Project Management im Unternehmen einsetzen?

Wichtig ist zu wissen, dass Lean Project Management keine Projektmanagementmethode ist, die sich einfach im Unternehmen standardisiert implementieren lässt.

Lean Project Management ist eher als Philosophie zu verstehen, die sich vor allem für Unternehmen eignet, die daran interessiert sind, Ihrem Projektmanagement einen Wertewandel zu unterziehen, um somit auch langfristig Kosten und Ressourcen einzusparen, Ihre Fehlerkultur zu verändern oder auch den Fokus auf den Wert Ihrer Projektergebnisse und vor allem Ihrer Kunden zu legen.

Wie Sie wissen, braucht jede Veränderung auch Zeit, um anzukommen. Versuchen Sie daher bitte nicht Ihr Projektmanagement von heute auf morgen umzubrechen und neue Vorgaben zu schaffen – das geht erfahrungsgemäß eher schief.

Die Einführung von Lean Project Management in Ihrem Unternehmen erfordert ein umfassendes Verständnis der Lean Theorie und nimmt in erster Linie Zeit in Anspruch, um einen geeigneten Weg zu finden, der genau für Ihr Unternehmen passend erscheint. Um diesen Weg zu finden, ist es vorbereitend ratsam, wichtige und notwendige Voraussetzungen im Unternehmen zu schaffen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Maßnahmen handeln, wie:

    • Unterstützung einholen

      Präsentieren Sie den Lean Gedanken Ihrer Führungsebene, damit diese den voraussichtlichen Wandel versteht, die notwendige Unterstützung sicherstellt und erkennt, wie das Unternehmen zukünftig von der neuen Vorgehensweise profitieren kann.

    • Prozesse analysieren

      Analysieren Sie Ihre bisherigen Projektmanagementprozesse und visualisieren Sie ganz deutlich verschwenderische Projektaktivitäten, aber auch die Kundenmehrwerte

    • Maßnahmen definieren

      Legen Sie Maßnahmen fest, um traditionelle Denkstrukturen und Arbeitsprozesse aufzubrechen.

    • Akzeptanz sicherstellen

      Und schaffen Sie neben Verständnis auch Akzeptanz, um für eine ausgeprägte Teamkultur und stetige Verbesserungen Ihrer Projektprozesse zu sorgen.

Das Lean Project Management ist, wie bereits erwähnt, kein standardisiertes Verfahren. Es bedient sich aus verschiedenen Projektmanagementmethoden und Instrumenten.

Beispielhaft möchte ich hier einige Methoden nennen, die sich im Lean Project Management anwenden lassen.

Sie möchten mehr über Lean Project Management erfahren?

xing.de und linkedin.de
HIGH LEVEL Projects erhält Qualitätssiegel „Exzellenzberater des Deutschen Mittelstands“ im Bereich Immobilien

Es ist amtlich: HIGH LEVEL Projects ist exzellent! Die Deutsche-Wirtschaft (DDW) hat mich vor wenigen Tagen als „Exzellenzberater des Deutschen Mittelstands“ im Bereich Immobilien ausgezeichnet. Das Exzellenz-Siegel ist ein sichtbares Zeichen unternehmerischer Qualität.

Wer ist DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFT?

„Die Deutsche Wirtschaft (DDW)“ ist ein Sprachrohr der deutschen Mittelständler und Familienunternehmer, der jungen Gründerszene und Innovatoren aus Industrie und Produktion. Die Deutsche Wirtschaft tritt kraftvoll und überparteilich für unternehmerische Freiheit und soziale Marktwirtschaft ein. … Die Deutsche Wirtschaft will zudem die Funktion eines Ideenlogistikers erfüllen, um Wissen, Chancen und Kooperationsmöglichkeiten im Mittelstand zu verbreiten.

Die Deutsche Wirtschaft verbindet über 210.000 Entscheider in den rund 175.000 wichtigsten Unternehmen und Gewerbebetrieben in Deutschland, sowie die Spitzen aus Verwaltungen, Politik und Verbänden. … Die Deutsche Wirtschaft ist damit eines der auflagen- und reichweitenstärksten Mittelstandsmedien Deutschlands.

Quelle: https://www.linkedin.com/company/die-deutsche-wirtschaft

Wie wird das Exzellenz-Siegel vergeben?

Nach Prüfung der insgesamt 19 Kennzahlen und Merkmale ergibt sich für HIGH LEVEL Projects die Qualifizierung als „Exzellenzberater des Deutschen Mittelstandes“. Hier geht`s zum Artikel.

Das Exzellenz-Siegel wird auf Grundlage verschiedener Kriterien vergeben, zu denen u.a. Leistungsumfang, Ergebnisrelevanz, fachliche Expertisen, Zertifizierungen, Fachgremien u.v.m. gehören.

Das Exzellenz-Siegel dient weiterhin zur Orientierung über verlässliche Geschäftspartnerschaften. Bis heute könnten sich ca. 3.500 kleine und große Unternehmen aus allen Branchen von der DDW-Research als besonders vertrauenswürdige und leistungsstarke Marktakteure identifiziert und gekennzeichnet werden.

Was bedeutet das Exzellenz-Siegel für HIGH LEVEL Projects?

Das Exzellenz-Siegel ist Auszeichnung und Ansporn zugleich auch weiterhin exzellente Leistungen zu erbringen. Denn als Freelancerin ist es mir persönlich wichtig, immer das Bestmögliche für meine Kunden zu geben, um Ergebnisse nachhaltig zu schaffen und meine Kunden zufriedenzustellen.

Persönlicher Ansporn ist neben einer regelmäßigen Reflexionen von Zielen wie auch meines Vorgehens, immer die Klärung einer wichtigen Frage: Geht es für meinen Kunden noch besser?

Die Anerkennung als „Exzellenzberater des Deutschen Mittelstandes“ verstehe ich weiterhin als Herausforderung und Versprechen, exzellente Ergebnisse zu liefern.

Möchten Sie auch exzellente Ergebnisse mithilfe der Unterstützung einer erfahrenen Interim Managerin?

Project Excellence Model: Wie Ihr Unternehmen durch exzellente Projekte erfolgreicher wird. Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects München

Ich erlebe tagtäglich mit, wie Projekte immer komplexer werden und Kunden mit den Herausforderungen, dem Projekt noch Herr zu werden, sehr schwer zu kämpfen haben. „Funktioniert“ in solch einem Fall das Projektmanagement nicht, enden diese Projekte oft im Misserfolg. Aus diesem Grund benötigen komplexe Projekte klare Strukturen und einen umfassenden Überblick über alle Ressourcen.

„Funktionierendes“ Projektmanagement ist ein elementarer Baustein für Ihren Unternehmenserfolg! Um Projekte erfolgreich abzuwickeln, wurde von der IPMA und der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.) ein Bewertungssystem für Projekte definiert – das Project Excellence Model. Das Modell ermöglicht die Bewertung der eingesetzten Projektmanagement-Verfahren und der erzielten Ergebnisse eines Projekts.

Das Project Excellence Model im Überblick

Das Project Excellence Model besteht aus neun Hauptkriterien, die in zwei Bewertungsbereiche unterteilt sind:

  • Befähigerkriterien für das Projektmanagement
  • Ergebniskriterien für die Projektergebnisse

Die Hauptkriterien werden nochmals konkretisiert, um eine gezieltere Bewertung vornehmen zu können. So wird das Hauptkriterium „Führung“ beispielsweise nochmals differenziert in die Teilkriterien „Führungskräfte leben Excellence vor“, „Führungskräfte bemühen sich um Stakeholder“ und „Führungskräfte ermöglichen Flexibilität“.

Schlussendlich kann eine maximal Punktzahl von 1.000 Punkten vergeben werden, aufgeteilt auf jeweils 500 Punkte für die Befähigerkriterien und 500 Punkte für die Ergebniskriterien.

Project Excellence Model: Wie Ihr Unternehmen durch exzellente Projekte erfolgreicher wird. Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects München
Project Excellence Model auf Basis des EFQM Excellence Model 2013 von der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.

Die Projektbewertung mittels Project Excellence-Model

Alle Teilkriterien eines Projektes werden mithilfe der nachstehenden Bewertungstabellen betrachtet und bewertet. Für jedes Teilkriterium wird ein Prozentwert gebildet.

Der Durchschnitt der Teilkriterien in Prozent wird dann mit der maximal möglichen Punktzahl des übergeordneten Kriteriums multipliziert. Die Summe der Punktzahlen der neun Kriterien ergibt anschließend die Gesamtbewertung.

Um bei den Bewertungen eine hohe Punktzahl zu erhalten, ist es wichtig, dass Nachweise und Belege vorhanden sind. Diese vermitteln glaubhaft, dass Best-Practices eines Projektes auch tatsächlich gelebt wird und die Erfolgsfaktoren nachhaltig sind.

Das Befähigerkriterium 1 „Führung“ wird mit der Bewertungstabelle A bewertet, die drei Teilkriterien (1a, 1b, 1c) enthält.

Project Excellence Model: Wie Ihr Unternehmen durch exzellente Projekte erfolgreicher wird. Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects München
Project Excellence Model auf Basis des EFQM Excellence Model 2013; Bewertungstabelle A für Befähigerkriterium 1: Führung

Für die weiteren Befähigerkriterien wird mit der Bewertungstabelle B geprüft, ob die Methoden und Maßnahmen fundiert und systematisch angewendet werden, angelehnt an die PDCA Logik (Plan-Do-Check-Act).

Project Excellence Model: Wie Ihr Unternehmen durch exzellente Projekte erfolgreicher wird. Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects München
Project Excellence Model auf Basis des EFQM Excellence Model 2013; Bewertungstabelle B für Befähigerkriterium 2 bis 5

Die Ergebniskriterien werden mit Bewertungstabelle C bewertet. Hierbei wird nicht nur der Grad der Zielerreichung betrachtet, sondern auch, ob diese laufend überwacht wurde und ob die Erfolge auch auf das Vorgehen des Projekts zurückzuführen sind.

Project Excellence Model: Wie Ihr Unternehmen durch exzellente Projekte erfolgreicher wird. Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects München
Project Excellence Model auf Basis des EFQM Excellence Model 2013; Bewertungstabelle C für Ergebniskriterium 6 bis 9

Eine digitale Projektmanagement-Lösung ist unabdingbar für eine Project Excellence Model Bewertung

Wie anhand der Bewertungstabellen des Project Excellence Model klar zu erkennen ist, sind vielzählige vernetzte Daten und verlässliche Informationen in Echtzeit erforderlich.

Das Befähigerkriterium 4 „Partnerschaft und Ressourcen“ zeigt eine notwendige Vernetzung benötigter Informationen sehr gut auf, da es die Anforderungen zu erfüllen und nachzuweisen gilt, dass Partner, Lieferanten, Finanzmittel, Sachmittel, Wissen, Informationen und andere Ressourcen zu nachhaltigem Nutzen gesteuert und betreut werden.

Um diesen Anforderungen nachweislich nachzukommen, sind digitale Informationen ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Projekts. Partnerinformationen, Arbeitszeit- und Projektkostenerfassung, Aufgaben und Ergebnisse sind in IT-Lösungen so zu vernetzen, das daraus die bestmöglichen Entscheidungen abgeleitet werden können, um das Projekt effizient zu managen.

Eine solche IT-Lösung kann beispielsweise ein ERP-System sein, welches mit einer Projektmanagement-Software verbunden ist und es Ihnen somit erlauben, Ihre Projekte individuell abzubilden.

Fazit

Mit dem Project Excellence Model bewerten Sie ihre Projekte nach einem ganzheitlichen Ansatz und können somit das firmenweite Projektmanagement systematisch weiterentwickeln. Durch den einheitlichen Bewertungsansatz ist es möglich, anschließend alle Projekte miteinander zu vergleichen – firmenintern, wie auch branchenübergreifend.

Zusammengefasst noch einmal die wichtigsten Vor- und Nachteile auf einen Blick:

Unternehmen können mittels Project Excellence Model ihren Weg zur Projekt Excellence bestreiten, um exzellentes Projektmanagement zu etablieren. Um jedoch eine objektive Bewertung zu erhalten, sollten Sie die Beurteilungen mit externer Unterstützung durchführen.

Sie möchten Ihre Projekte auch mittels Project Excellence Model bewerten?

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Heutige Projektmanager brauchen exzellente Soft Skills

Technische Expertise ist zwar nach wie vor wichtig, dennoch müssen Projektmanager, welche sich den heutigen komplexen Projektanforderungen stellen, auch mit exzellenten Soft Skills punkten.

Diese werden in den flexiblen und dynamischen Arbeitsumfeldern zunehmend wichtiger, um Projekte auch zukünftig zum Erfolg zu führen.

Welche Soft Skills sind dafür hilfreich?

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Anteil der Frauen im Projektmanagement hat noch großes Potenzial

Als Frau im Projektmanagement im Bereich Immobilien und IT, bewege ich mich in meinen Projekten überwiegend in einer Männerdomaine. Das Management ist zu 90% männlich und meine Teams sind in der Regel mit max. 20% bis 30% weiblich besetzt.

Ich selbst kenne es „leider“ nicht anders. Direkt nach meinem Studium bin ich in das Beratungs- und Projektgeschäft eingestiegen und hatte dort sehr selten mit weiblichen Kundinnen zu tun. Ich „boxte“ mich anfangs durch die Männerdomaine und hatte als Frau schon mit einigen Vorurteilen und höheren Hürden zu kämpfen als männliche Kollegen.

Zurückblickend hat mich diese „männliche Zusammenarbeit“ auch sehr geprägt – ich finde positiv, auch wenn es mich manchmal recht hart im Umgang mit Stakeholdern macht. Dennoch hat es mir auch immer ein Stück weit gefehlt, mich mit weiblichen Consultants und Projektmanagerinnen auszutauschen.

Der Frauenanteil im IT-Projektmanagement liegt bei nur 16%.

Anteil der Frauen im Projektmanagement hat noch großes Potential. Sabrina Treptow - HIGH LEVEL Projects München


Im Bereich IT Projektmanagement ist der Anteil sogar noch geringer und beträgt nur 16%! Und das obwohl die IT Branche sehr gute Perspektiven bietet.

𝐖𝐨𝐫𝐚𝐧 𝐥𝐢𝐞𝐠𝐭’𝐬?

Diverse Studien belegen, dass der Großteil der Frauen der Meinung sind, ihre Stärken und Interessen im Bereich IT nicht einbringen zu können und sehen somit zu geringe Chancen in diesem Bereich Fuß zu fassen.
Ich selbst bin auch sogenannte „Quereinsteigerin“ und bin über den fachlichen zum IT-technischen Bereich gelangt. Natürlich bedarf es einer gewissen Affinität und digitaler Kompetenz, um sich mit IT-Themen auseinanderzusetzen. Aus eigener Erfahrung kann ich allerdings nur sagen, es lohnt sich, den Schritt zu gehen und im IT Sektor Fuss zu fassen! Die Chancen sind vielfältig, um die eigenen Stärken einzubringen.

Die größte Stärke der Frau ist ihre Empathie!

Empathie bezeichnet die Fähigkeit, die Empfindungen, die Emotionen, die Gedanken und Persönlichkeitsmerkmale einer anderen Person zu erkennen, zu verstehen und nachzuempfinden. Allgemeinsprachlich wird Empathie als Einfühlungsvermögen bezeichnet.

Aus eigenen Erfahrungen als langjährige Projektmanagerin kann ich sagen, dass genau diese sozialen Fähigkeiten notwendig sind, um große, komplexe oder auch Problemanfällige Projekte zu managen und schlussendlich zum Erfolg zu führen.

Wie soll ich eine nachhaltige Lösung anbieten, wenn ich die Painpoints meiner Stakeholder nicht nachvollziehen kann bzw. verstehe?

Emphatische Frauen leben ihre Stärken und Interessen derzeit vor allem in sozialen und politischen Bereichen aus, da sie häufig keine Chancen sehen, genau diese Stärke in IT Jobs effektiv einzubringen. Dabei sind sie doch gerade in Bereichen, wie IT und Projektmanagement sehr gefragt und nötig!

Anteil der Frauen im Projektmanagement hat noch großes Potential. Sabrina Treptow - HIGH LEVEL Projects München

Wie die Darstellung sehr gut zeigt, finden Frauen die IT und technischen Branchen nicht besonders reizvoll. Begründet liegt dies oft in Aussagen, wie:
➠ zu männerdominiert
➠ zu schnelllebig und hektisch
➠ zu komplex
➠ zu hohe Arbeitsbelastung
➠ von außen betrachtet zu langweilig⠀

Da ich gleich zwei Berufsgruppen widerspiegele, die Frauen nur selten anvisieren: IT und Technik - und dazu auch noch eine Frau bin, kann ich aus persönlichen Erfahrungen sagen, dass die Aussagen nur bedingt stimmen.

Es gibt erfahrungsgemäß in den unterrepräsentierten Berufsgruppen ein hohes Potential an Flexibilität und viele Möglichkeiten, die eigenen Stärken und Kompetenzen optimal einzubringen. Hierfür bedarf es nur ein gewisses Interesse, sich in technische Themen einzuarbeiten und je Fachgebiet eine grundlegende digitale Kompetenz.⠀

Frauen zweifeln häufiger an der eigenen Kompetenz.

Erfahrungsgemäß stapeln Frauen eher tief, wenn es um ihre Qualifikationen geht. Aus diesem Grund sehen sie sich auch als „nicht geeignet“ an, in technischen Berufen zu arbeiten, denn sie weisen ja “nur“ soziale Kompetenzen auf. Aber, liebe Frauen, ihr bringt genau die Qualifikationen mit, die in IT Berufen benötigt und notwendig sind.

Man muss keine Programmiersprache beherrschen, um im IT Bereich zu arbeiten. Diese Branche ist so vielfältig, dass ihr eure Qualifikationen an verschiedenen Stellen einbringen könnt, wie beispielsweise im Vertrieb, in der Administration oder im Management.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass die meisten Jobs im IT Bereich ein hohes Mass an Sozialkompetenz, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit erfordern. Also nutzt die Chance und seit euch eurer Kompetenzen bewusst!

Sie möchten Ihre Frauenquote im Projektmanagement ebenfalls erhöhen und suchen eine erfahrene Interim Managerin?

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DigIQuicks – ein neues Format mit Kurzbeiträgen to-go! Die Vielfalt der hiesigen Themen zur Digitalisierung in der Immobilienbranche, die Sie begeistern werden! Sabrina Treptow - HIGH LEVEL Projects München

Ein neuer #DigIQuicks ist online!

DigIQuicks – Interessante Kurzbeiträge to-go zeigen die Vielfalt der hiesigen Themen und Trends aus zwei Welt: der Digitalisierung und der Immobilienbranche.

Wisst Ihr was eine Datenbrille ist? Im DigIQuicks mehr dazu.

 

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In komplexen und dynamischen Projekten warten ständig neue Herausforderungen oder Rahmenbedingungen auf uns Projektmanager. Probleme, die vielleicht schon länger existieren und den Projektablauf bremsen, gilt es zu lösen. Hierbei ist Kreativität gefragt! Sabrina Treptow - HIGH LEVEL Projects

In komplexen und dynamischen Projekten warten ständig neue Herausforderungen oder Rahmenbedingungen auf uns Projektmanager. Probleme, die vielleicht schon länger existieren und den Projektablauf bremsen, gilt es zu lösen. Hierbei ist Kreativität gefragt!

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier! Es fällt uns oft sehr schwer aus gewohnten Denkmustern auszubrechen und „anders zu denken“. Manchmal ist es einfacher, Probleme zu zerreden anstelle tatsächlich Lösungen aufzuzeigen. Wenn „man“ Glück hat, dann lösen sich die Probleme von allein oder werden einfach zur Seite geschoben bis sie als gelöst verbucht werden können.

Diese „Vogel-Strauß-Taktik“ kann man natürlich praktizieren – ist nur nicht nachhaltig und führt auch nicht zum Erfolg. Aus diesem Grund müssen gewohnte Verhaltensmuster aufgebrochen und mentale Schranken überwunden werden.

Hierzu gibt es verschiedene Kreativitätsmethoden, die im Projekt angewandt werden können. Methoden, wie Design Thinking, Brainstorming, Mindmapping oder 635 werden oftmals schon erfolgreich eingesetzt. Im weiteren möchte ich Kreativitätstechniken vorstellen, die sich in meiner Praxis bereits als sehr gut bewährt haben.

1. „Anonyme Brainstorming“

Oft gibt es Gruppenteilnehmer, die sich nicht trauen in der Gruppe etwas zu sagen oder ihre Idee dort vorzustellen und zu vertreten. In diesem Fall ist das anonyme Brainstorming eine gute Alternative, da mit dieser Methode alle Gruppenteilnehmer einbezogen werden, um Ideen und Lösungen zu entwickeln.

Wie funktioniert das anonyme Brainstorming? Ganz einfach!

  • der Moderator stellt eine Frage oder erläutert einen Sachverhalt.
  • die Teilnehmer erhalten 5 bis 10 Minuten Zeit, um ihre Ideen/Antworten auf einen Zettel zu notieren.
  • anschließend werden die Zettel eingesammelt und der Moderator trägt die Ideen/Antworten vor bzw. pinnt diese an eine Wand.
  • alle Teilnehmer können nun die vorgestellten Ideen/Antworten vertieft besprechen um gemeinschaftliche Lösungen zu entwickeln.
  • je nachdem wie viele Probleme zu lösen bzw. Ideen zu entwickeln sind, kann der Vorgang wiederholt werden.

Diese Methode lässt sich auch wunderbar mit den Methoden „Eisenhower-Matrix“ oder der „Nutzwertanalyse“ kombinieren, um die Ideen/Antworten anschließend zu priorisieren.

Was braucht es, um diese Methode anzuwenden?

  • mindestens 4 Teilnehmer
  • einen Moderator
  • Zettel oder Post It`s
  • Zeitrahmen von ca. 60 bis max. 90 Minuten

2. Die Walt-Disney-Methode

„Wenn man den Wald vor Bäumen nicht mehr sieht“, dann wird es Zeit die Perspektive zu ändern und Denkblockaden zu überwinden. Dies lässt sich mit der Walt Disney Methode sehr gut umsetzen, denn ein Problem wird aus verschiedenen Perspektiven betrachtet indem die Teilnehmer in unterschiedliche Rollen schlüpfen.

Wie funktioniert die Walt Disney Methode? Ganz einfach!

  • es gibt 3 Rollen: den Träumer, den Realisten und den Kritiker
  • jeder Teilnehmer „schlüpft“ in jede Rolle und argumentiert mindestens einmal aus Sicht der eingenommenen Rolle
  • der Kreativprozess beginnt mit der Rolle des Träumers, der seinen Ideen freien Lauf lassen darf
  • die Ideen werden vom Träumer an den Realisten übergeben, der die Machbarkeit der geträumten Ideen bedenkt
  • der Realist übergibt er seine Ergebnisse an den Kritiker, der nun die bisherigen Ergebnisse konstruktiv hinterfragt
  • anschließend kommt wieder der Träumer an die Reihe, der mit den gewonnenen Erkenntnissen weiterträumt
  • haben Realist, Kritiker und Träumer keine Fragen mehr, sind überzeugt und begeistert von den Erkenntnissen, dann wurde ein optimales Ergebnis erzielt

Was braucht es, um diese Methode anzuwenden?

  • mindestens 3 Teilnehmer
  • einen Moderator
  • eine passende und inspirierende Umgebung
  • verschiedene Stifte, Zettel, Tafeln etc.
  • Zeitrahmen von mind. 60 Minuten

3. Die SIL-Methode

Innerhalb der SIL-Methode (Systematische Integration von Lösungselementen) können super Ideen für komplexe Projektprobleme oder sogar für ein neues Produkt bzw. einer Produktweiterentwicklung gewonnen werden. Denn durch SIL ist es vor allem schnell möglich, die guten von den schlechten Ideen zu trennen. Aber aufgepasst, die Stimmung kann schnell mal kippen, wenn eine vermeintliche schlechte Idee eines Teilnehmers von der Gruppe aussortiert wird. Daher wende ich diese Methode nur in Gruppen an, in dem sich alle gut kennen und das Konfliktpotential gering ist.

Wie funktioniert die SIL Methode? Ganz einfach!

  • jeder Teilnehmer schreibt innerhalb von 15 Minuten seine Ideen nieder
  • anschließend stellen die ersten beiden Teilnehmer ihre Ideen vor
  • die anderen Teilnehmer entwickeln nun aus den Ideen beider Teilnehmer eine gemeinsame Version, die nur die besten Aspekte enthält
  • die Ideen der weiteren Teilnehmer werden nach und nach integriert, jedoch nur, wenn die neuen Ideen „besser sind“ und die bereits vorhandene Version übertreffen
  • hat ein Teilnehmer eine so gute Idee, welche die bereits entstandene Vision übertrifft, so kann diese neue Idee vollständig übernommen werden und die bis dahin entstandene Version verworfen werden

Was braucht es, um diese Methode anzuwenden?

  • 8 Teilnehmer
  • einen Moderator
  • mehrere Räume bzw. Rückzugsmöglichkeiten für die Gruppen
  • Stifte, Zettel, Moderationskarten, Tafeln etc.
  • Zeitrahmen von mind. 180 Minuten

Probleme in Spaßfaktor verwandeln!

Wenn es oft hektisch und zeitkritisch in Projekten zugeht, wird gern auf altbekannte Vorgehensweisen zurückgegriffen, um Probleme schnell zu lösen. Erfahrungsgemäß ist dies keine nachhaltige Vorgehensweise, da die Probleme oft nur aus einem Blickwinkel gelöst scheinen und mittelfristig neue bzw. andere Probleme aufwerfen.

Meine Empfehlung als erfahrene Projektmanagerin ist daher ganz klar: nemmt euch die Zeit für neue kreative Ansätze und Methoden, die alle betroffenen Stakeholder in die jeweilige Lösungsfindung einbeziehen und sorgt dafür, dass der Spaßfaktor dabei nicht zu kurz kommt! Es wird sehr oft unterschätzt, wie nachhaltig die gewonnenen Lösungen sind, wenn sie in einem Umfeld geschaffen werden, in dem Alle beteiligt wurden und dabei auch noch Spaß hatten.

Viel Spaß beim ausprobieren!

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Wissen Sie was ein Digitaler Zwilling ist? Hier mehr dazu erfahren.

 

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Oft wird die Implementierung eines CAFM oder IWMS Systems als reines Softwareprojekt gesehen, das federführend bei der IT Organisation verankert wird. Diese Projektorganisation führt jedoch häufig dazu, dass Projekte scheitern, da der fachliche Anteil am Vorhaben unterschätzt wird. Sabrina Treptow - HIGH LEVEL Projects München

Oft wird die Einführung eines CAFM/IWMS Systems als reines Softwareprojekt gesehen, das federführend bei der IT Organisation verankert wird. Diese Projektorganisation führt jedoch häufig dazu, dass Projekte scheitern, da der fachliche Anteil am Vorhaben unterschätzt wird.

Sie haben die Vorteile eines CAFM oder IWMS Systems erkannt (siehe auch Digitale IT-Lösungen für das Facility Management) und Ihre Entscheidung getroffen? Perfekt! Dann kann nach der Beschaffung die Implementierung beginnen.

CAFM oder IWMS Einführung: Die richtige organisatorische Verortung.

Die Einführung einer Expertenlösung bedingt grundlegende Anpassungen der Aufbau- und Ablauforganisation im gesamten Unternehmen, um übergreifende Synergien zu nutzen. Aus diesem Grund sollten die organisatorische Verortung im Unternehmen, wie auch die notwendigen Verantwortlichkeiten gut durchdacht gewählt werden.

Entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung sind:

  • die richtige Verankerung des Vorhabens im Unternehmen und die Rückendeckung des Managements.
  • ein kompetentes Projektmanagement (- team), wie eine Projektorganisation, die mit der Aufbauorganisation vereinbar ist.
  • ein gutes Risiko-, und Qualitätsmanagement, um zB Ressourcen und Datenqualität stets im Blick zu haben und frühzeitig auf zeitnah auf gravierende Abweichungen zu reagieren.
  • das Aufbrechen der Komplexität des Vorhabens durch modulare Realisierungsphasen und einer iterativen Vorgehensweise.
  • das Ziel nicht zu Beginn der Projektlaufzeit genau und vollständig zu planen, sondern die einzelnen Anforderungen an die Softwarelösung in interaktiven Zyklen zu erheben.
  • die Fachabteilungen und zukünftigen Anwender bereits frühzeitig in den Prozess einzubinden, damit das Resultat den Kundenwünschen entspricht.

Die Erfahrung zeigt, dass eine höhere Erfolgsquote erzielt wird, wenn das CAFM oder IWMS System möglichst schnell an den Start geht. Ein schneller Systemstart bedingt natürlich eingeschränkte Funktionalitäten, welche jedoch phasenweise angepasst bzw. erweitert werden.

Allerdings sorgt das schnelle Bereitstellen bzw Anpassen des Teilsystems, trotz eingeschränkter Funktionen, für eine hohe Akzeptanzgewinnung bei den Anwendern, da das spätere System schon frühzeitig visualisiert und für die Anwender greifbarer wird.

CAFM oder IWMS System: Was kostet die Einführung?

Diese Frage kommt am häufigsten bereits bevor man sich mit dem Thema intensiver beschäftigt hat. Abhängig sind die Kosten von verschiedenen Faktoren, wie beispielhaft:

  • wie viele Immobilien- und FM-Prozesse das Unternehmen mit der IT-Lösung unterstützen möchte
  • und demzufolge welche Module implementiert werden sollten
  • wie viele Anwender mit dem System arbeiten werden
  • wie viel spezifische Unternehmens- und Fachanforderungen existieren, die gecustomized werden müssten⠀

Sofern eine sogenannte Standard-Lösungen infrage kommt, die auf Best-Practices basiert, sind hier die Einführungskosten um einiges niedriger als natürlich bei Individuallösungen.

In der nachfolgenden Grafik ist eine Kostenverteilung der größten Kostenpositionen zu sehen, die anfallen, wenn man ein CAFM oder IWMS System implementieren möchte.

CAFM IWMS Kosten

 

Sie möchten ebenfalls ein CAFM oder IWMS System implementieren? Sie benötigen noch fachkräftige Unterstützung bei der Entscheidungsfindung oder Beschaffung?

STARTEN SIE JETZT!

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Und wir identifizieren konkrete Bedarfe für eine erfolgreiche Umsetzung.
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DigIQuicks – Interessante Kurzbeiträge to-go zeigen die Vielfalt der hiesigen Themen und Trends aus zwei Welt: der Digitalisierung und der Immobilienbranche.

Wissen Sie was Cloud Computing bedeutet? Hier mehr dazu erfahren.

 

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