Toxische Faktoren, die jedes Projekt scheitern lassen - Teil2: Konflikte Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects München

Im letzten Beitrag „Toxische Faktoren: Mikropolitik“ habe ich bereits über den Einfluss von mikropolitischen Verhalten in Projekten geschrieben, die ein Projekt nachweislich gefährden können. Aber was führt zu diesem Verhalten? Ganz einfach: aufkommende oder schwellende Konflikte.

Wo Menschen zusammenarbeiten, kommt es zu Konflikten, da unterschiedliche Persönlichkeiten, Erfahrungen, Meinungen und Vorgehensweisen aufeinandertreffen. Gerade in Projekten gehören Konflikte daher zur unausweichlichen Begleiterscheinung, da hier häufig wechselnd unterschiedliche Projektmitarbeiter zusammenkommen, die jedoch ein Ziel gemeinsam verantworten sollen. Schon diese Situation kann bei vielen verdeckte Wünsche oder Ängste hervorrufen. Wird zusätzlich noch das eigene Wohlbefinden, Selbstverständnis, Entscheidungs- und Handlungsvermögen oder die eigene Sicherheit beeinträchtigt, entsteht ein Konflikt. Hier ist also Reibungshitze in Form von Konflikten oft vorprogrammiert.

Ob Konflikte von Projektmitarbeitern als positiv oder negativ wahrgenommen werden, ist immer abhängig von der Art des Konflikts und wie mit diesem umgegangen wird. Sachliche Meinungsverschiedenheiten sind so lange kein Konflikt, wie beide Seiten die Unterschiedlichkeit ihrer Sichtweisen hinnehmen. Erst mit der Erwartung, dass der andere sich der eigenen Meinung anzuschließen hat oder man dem Gegenüber versucht, den eigenen Willen aufzudrücken, entsteht ein Konfliktpotenzial. Kommt noch hinzu, dass es „persönlich wird“ und man sich gegenseitig angreift, dann wandelt sich das Konfliktpotenzial in einen negativen Konflikt.

Vom Konflikt zur Eskalation

Werden sich die Beteiligten nicht rechtzeitig über das Entstehen eines Konflikts bewusst und reagieren auf die ersten Anzeichen unangemessen, also z.B. mit Verdrängung, Abwehr, Schuldzuweisungen oder einem verbalen Angriff, kann im nächsten Schritt eine Eskalationsspirale drohen. Um diese zu vermeiden oder frühzeitig entgegenzuwirken, gibt es verschiedene Modelle aus dem Bereich des Konfliktmanagements.

Ein für Projektmanager bekanntes Modell zur Konflikteskalation stammt von dem Psychologen Friedrich Glasl. Es unterscheidet insgesamt drei Hauptebenen mit neun Stufen der Konflikteskalation: von der Verhärtung der Meinungen und Standpunkte bis zur totalen Konfrontation.

Toxische Faktoren, die jedes Projekt scheitern lassen - Teil2: Konflikte
9 Stufen der Konflikteskalation nach Friedrich Glasl

Das Modell von Glasl liefert wertvolle Informationen über den Konfliktzustand und der damit verbundene Schwierigkeitsgrad einer Lösung wird oft recht deutlich.

Konflikte können teuer werden

Konflikte und Eskalationen sind nicht nur für die Betroffenen sehr belastend, sie kosten auch Geld, wenn sie innerhalb des Projekts ausgetragen werden. Handelt es sich um ein komplexes oder strategisch wichtiges Projekt im Unternehmen, so ist es ratsam, bereits bei der Projektplanung entsprechende Aufwände einzuplanen, die notwendig sind, um unterschiedliche Erwartungen, Vorstellungen und Wahrnehmungen zu einem Projekt und dessen Ziel auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Hierfür bieten sich oftmals Informationsveranstaltungen, Roadshows oder Workshops an.

Werden jedoch im Projekt entgegengesetzte Erwartungen, Vorstellungen oder auch Vorgehensweisen identifiziert, die zu Konflikten, Eskalationen oder langwierigen Machtkämpfen führen, können diese ganz klar das Projektbudget und somit das Projekt gefährden.

Erinnern Sie sich noch an den Interim Manager und den langjährigen Mitarbeiter aus dem ersten Beitrag? Stellen Sie sich folgende Situation vor: Der langjährigen Mitarbeiter hat sich durch sein mikropolitisches Verhalten in einen anhaltenden Machtkampf mit dem Interim Manager verstrickt und ein negativer Konflikt ist entstanden. Der langjährige Mitarbeiter bringt den Großteil seiner Arbeitszeit dafür auf, sich bei den Kollegen darüber zu beschweren, dass der Interim Manager eine andere Vorgehensweise im Projekt verfolgt als die, die der langjährige Mitarbeiter als sinnvoll und richtig erachtet. Die Zeit, die der langjährige Mitarbeiter für die vielzähligen Austausche mit den Kollegen aufbringt, kostet ihm seine Arbeitszeit. Auch ist erkennbar, dass die Arbeitsergebnisse des langjährigen Mitarbeiters nachlassen und er beispielsweise unvorbereitet und uninformiert zu Projektterminen erscheint. Der Konflikt hat mittlerweile eine so hohe Priorität beim ihm eingenommen, dass er auch die übrigen Teammitglieder beeinträchtigt und die Motivation wie Arbeitsleistung des gesamten Teams darunter leidet.

Die Situation zeigt deutlich auf, dass nicht nur die fehlende Arbeitsleistung des langjährigen Mitarbeiters dem Unternehmen Geld kostet, sondern der Konflikt auch weiteren emotionalen und finanziellen Schaden im Team des Mitarbeiters anrichtet.

Kosten, die verursacht werden durch Konflikte, nennt man Konfliktkosten. Nachfolgend ein Auszug wichtiger Konfliktkosten in einem Projekt:

  1. Projektarbeit
    Jedes zweite Unternehmen verliert jährlich ca. 50.000 Euro durch gescheiterte oder verschleppte Projekte. In jedem zehnten Unternehmen sind es sogar mehr als 500.000 Euro.
  2. Minderleistung
    Rund 30% der Projektmitarbeiter geben an, dass Konflikte der Grund sind für die eigene geringere Leistung.
  3. Fluktuation
    Über die Hälfte der Kündigungen, die durch den Mitarbeiter initiiert werden, beruhen auf ungelösten Konflikten in Projekten und Unternehmen.
  4. Arbeitszeit
    Bis zu 20% der täglichen Arbeitszeit werden bei Projektmanagern und Projektmitarbeitern gebunden, um Konflikte zu lösen. Führungskräfte wenden sogar bis zu 50% ihrer wöchentlichen Arbeitszeit für Konflikte oder Konfliktfolgen auf.

Neben den genannten Konfliktkosten fallen auch noch weitere Kosten an, wie Opportunitätskosten, unnötige Mehrausgaben für Konflikt- oder schadensbegrenzende Maßnahmen oder auch indirekte Folgekosteneffekte, die beispielsweise aufkommen, wenn sich Projektmitarbeiter aufgrund eines bestehenden Konflikts beginnen bei all ihren Arbeiten abzusichern. Aufgaben werden immer wieder hinterfragt oder Entscheidungen mehrfach in unterschiedlichen Projektgruppen diskutiert. Entscheidungen werden somit nicht mehr primär im Sinne des Projekts getroffen und führen zu ungeplanten Mehraufwänden.

Das bei den Konfliktkosten ein hohes Einsparpotenzial besteht, wird schnell deutlich. Aber wie?

Konfliktmanagementsystem nutzen

Eine nachhaltige Reduzierung von Konfliktkosten kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, wie beispielsweise:

  • Stärkung der eigenen Konfliktfähigkeit durch Konfliktcoaching.
  • externe Konfliktberater hinzuziehen wie Mediatoren, um eine professionelle und nachhaltige Konfliktbewältigung zu erzielen.
  • organisatorische (Prozess-) Veränderungen vornehmen, um wiederkehrende Konflikte zu vermeiden.

Vor allem die Nutzung eines internen Konfliktmanagementsystems (KMS) kann eine erhebliche Reduktion von Konfliktkosten erzielen, da dieses darauf abzielt, Konflikte möglichst früh zu erkennen und den Umgang mit Konflikten zu professionalisieren. Bei einem KMS handelt es sich um ein spezifisches Paket an gezielten Maßnahmen und Prozessen, um auftretende Konflikte zu bearbeiten, schnelle wie auch kompetente Lösungsmöglichkeiten auszugeben und die Konfliktkultur des Unternehmens nachhaltig weiterzuentwickeln.

Fazit

Konflikte entstehen immer da, wo Menschen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten, Erfahrungen, Meinungen und Vorgehensweisen aufeinandertreffen: Gleich ob es ein langjähriger Mitarbeiter ist, der mit dem Vorgehen oder Verhalten des Interim Manager nicht einverstanden ist; ob es ein Projektteam ist, das beschlossene Veränderungen blockiert oder ob es der Projektsponsor ist, von dem eine nachdrücklichere Unterstützung gewünscht wird.

Einen Konflikt zu analysieren und eine nachhaltige Lösung zu finden bedeutet fast immer, eine Auseinandersetzung einzugehen, anstatt dem Konflikt aus dem Weg zu gehen. Hierbei unterstützen verschiedene Methoden und Tools wie ein Konfliktmanagementsystem.

Auf die Einleitung dieses Beitrags zurückkommend: Konflikte müssen per se nicht negativ sein. Sie bieten auch Chancen und Möglichkeiten zu positiven Veränderungen und Verbesserungen, da sie die jeweiligen Bedürfnisse, Erwartungen und Ziele offenlegen. Positive Effekte können beispielsweise sein:

  • In einem Konflikt treten unterschiedlichen Meinungen ans Licht. Das führt dazu, dass den Beteiligten ihre verschiedenen Ansichten erst bewusst werden, was wiederum die Grundlage für eine gemeinsame Lösungssuche bildet.
  • Wer Konflikte lösen möchte, kommt nicht daran vorbei, die anderen Meinungen wahrzunehmen und sich damit auseinanderzusetzen. Das hilft dabei, die Gemeinsamkeiten der Beteiligten wiederherzustellen und löst ganz „nebenbei“ den Konflikt.
  • Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, daher liegt es in unserer Natur, Veränderungen erst einmal abzulehnen. In Konflikten kann durch die Ablehnung unnötiger oder ungewollter Veränderungen dafür gesorgt werden, dass die Stabilität und das Bewährte wiederhergestellt werden.
  • Nicht immer ist es jedoch zielführend, dass Bestehende zu bewahren, denn wer an Altbewährtem festhält, verliert schnell den Anschluss. Durch aktive Diskussionen und die Versuche, die Beteiligten von der eigenen Meinung zu überzeugen, können auch notwendige Neuerungen aufgezeigt werden.

Es liegt also immer in unserer Hand, ob wir einen Konflikt als positiv oder negativ wahrnehmen und welchen verbundenen Weg zur Bewältigung wir einschlagen möchten.

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